Gradski muzej Virovitica prilikom stručne obrade muzejske građe od svog osnutka izrađuje, prikuplja i pohranjuje muzejsku dokumentaciju. Dokumentacijske zbirke čini sekundarna muzejska dokumentacija, odnosno hemeroteka, evidencija o izložbama, muzejske publikacije, audiovizualni fondovi (fonoteka, fototeka, dijateka, videoteka i sl.), kao i druga dokumentacija vezana uz muzejsku građu i djelatnost muzeja te publikacije povezane s poviješću grada. Dakle, navedena građa evidencijom djelatnosti samog muzeja svjedoči, na prvom mjestu, o povijesti Gradskog muzeja od njegova osnutka do danas, ali i grada Virovitice te njezine okolice. Sekundarna je dokumentacija prije svega namijenjena djelatnicima muzeja, no dostupna je i vanjskim korisnicima na zahtjev.
Kako bi se dokumentacija zaštitila, ali i učinila dostupnijom i preglednijom, provodi se digitalizacija građe te digitalno katalogiziranje.
